Xây dựng quy trình kinh doanh là bước cốt lõi để hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả. Rất nhiều dự án nhận được nhiều lời khen trên giấy tờ, nhưng lại không hề đạt được những mục tiêu đã đề ra khi thực hiện. Đó là do lỗi khi doanh nghiệp xây dựng và vận hành quy trình kinh doanh. Cùng Share Office tìm hiểu 10 lỗ hổng khiến quy trình không hiệu quả dưới đây để có những gợi ý cải tiến phù hợp

1) Quy trình kinh doanh không hoạch định rõ ràng

Một quy trình kinh doanh bán hàng nếu không được viết ra thì mỗi người thực hiện nghiệp vụ sẽ hiểu quy trình theo cách khác nhau và vì thế kết quả cũng không giống như hoạch định. Điều quan trọng nhất phải làm đó là định nghĩa và chau chuốt 

cho-thue-van-phong-a

2) Trách nhiệm của người quản lý quy trình 

Mặc dù quy trình đã được viết ra, có bước hướng dẫn rõ ràng nhưng không ghi rõ ai sở hữu quy trình ấy, dẫn đến quy trình có xu hướng không được thực thi. Cần định nghĩa vai trò và trách nhiệm của từng vai trò tham gia trong quy trình nghiệp vụ.

3) Quy trình không được hiểu đúng

Việc quy trình được viết ra và truyền thông đến mọi người như thế nào cũng rất quan trọng.  Kết quả là quy trình hướng dẫn một đường, người thực hiện một nẻo. Đào tạo là công việc ưu tiên để đảm bảo các vai trò hiểu đúng về quy trình.

►►► Xem ngay: CÓ 1 TỶ KINH DOANH GÌ ĐỂ KHỞI NGHIỆP MÀ RỦI RO THẤP NHẤT

4) Cấp dưới không tuân thủ

Vì lý do gì đó quy trình được viết ra, được đào tạo nhưng không được tuân thủ chặt chẽ. Đây là hiện tượng chung ở nhiều doanh nghiệp gặp phải trong giai đoạn đầu thiết kế quy trình. Cần viết chính sách để kiểm soát việc thực hiện quy trình.

5) Khách hàng không hiểu

Có rất nhiều quy trình có sự tham gia của khách hàng tương tác, nhưng việc đưa ra hướng dẫn không rõ ràng dẫn đến khách hàng cứ làm theo cách họ nghĩ. Cần đưa ra hướng dẫn phù hợp để khách hàng có được những trải nghiệm tốt trên dịch vụ.

6) Nhà cung cấp không hiểu

Với một số quy trình có sự tham gia của nhà cung cấp trong gói dịch vụ tổng thể. Nhưng đội ngũ nhà cung cấp không được đào tạo hoặc hướng dẫn rõ ràng. Kết quả đội ngũ nhà cung cấp làm theo cách họ hay làm với đối tác khác. Đào tạo và ký cam kết đo lường kết quả với đối tác là việc cần làm để đảm bảo chất lượng ở mức tổng thể.

7) Quy trình quá phức tạp để thực hiện

Nếu bạn hay đi giao dịch ở ngân hàng, hay bệnh viện công thì bạn sẽ thấy có nhiều bước thực hiện mà theo bạn thì không cần thiết. Nguyên nhân là quy trình thiết kế quá rườm rà để thực hiện công việc đạt được kết quả tốt. Cần rà soát và tối ưu hoá quy trình làm việc sao cho hiệu quả.

8)  Nhiều bước thừa thãi

Vì lý do gì đó, quy trình được sao chép từ nơi khác về, hoặc quy trình lâu ngày không được đánh giá cải tiến, trong khi năng lực người thực hiện đã được nâng lên, môi trường thay đổi tốt hơn. Nhưng quy trình vẫn không được đánh giá, xem xét để tối ưu để loại những bước dư thừa. Những bước thừa thải sẽ lấy đi thời gian và nỗ lực của đội ngũ (đó là tiền của doanh nghiệp), hãy tìm ra bước thừa thải và loại bỏ chúng.

9) Không có công cụ đánh giá quy trình

Đây là điểm gặp rất nhiều doanh nghiệp, quy trình được thiết kế bài bản. Nhưng việc đo lường hiệu suất các bước liên quan không được xem trọng và thực hiện đánh giá định kỳ. Kết quả là không biết được điểm cần cải tiến để tối ưu hoá hiệu suất công việc của đội ngũ, kỹ năng nào cần đào tạo cho đội ngũ. Tùy vào tính chất công việc mà cần có lộ trình rõ ràng để đo lường các điểm chốt chặn.

Cho thuê phòng họp trực tuyến

10)  Không đi đôi với chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh của nhiều doanh nghiệp, bộ phận chức năng thay đổi theo thời gian, và đôi khi quy trình đang thực hiện lại không được xem xét và điều chỉnh sao cho tương ứng. Kết quả sau vài lần thay đổi chiến lược thì có nhiều điểm không khớp giữa quy trình thực hiện so với chiến lược, mục tiêu, và chiến lược có nguy cơ thất bại.

Ở các doanh nghiệp vừa và lớn thì quy trình là điều kiện tiên quyết để giúp doanh nghiệp hệ thống hoá các công việc cần thực hiện để đạt được kết quả như kỳ vọng. Với các doanh nghiệp Startup thì những quy trình kinh doanh bán hàng, quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm cần được viết ra và giúp đội ngũ thực hiện đồng bộ. Sự hiệu quả của quy trình phụ thuộc vào sự phù hợp giữa mục tiêu chiến lược, năng lực đội ngũ, đào tạo, và cả văn hoá làm việc ở mỗi môi trường cụ thể. 

►►► THUÊ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY là bước đầu cho một quy trình kinh doanh hiệu quả, TÌM HIỂU NGAY VÌ GIÁ CHỈ 450.000Đ – CLICK TẠI ĐÂY!

Tóm lại, tìm ra những lỗ hổng trong quy trình kinh doanh cải thiện quy trình kinh doanh là rất quan trọng đối với khả năng sinh lời, khả năng cạnh tranh và sự sống còn của công ty. Hy vọng những chia sẻ hữu ích trên của Share Office sẽ giúp bạn  lường trước được mọi thách thức nào phía trước và đưa ra những quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp mình